Kerrostalokyttääjän muistiinpanot

BLOGIT | Kerrostalokyttääjän muistiinpanot

Tietosuoja-asetus ja taloyhtiöt

EU:n tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkoi viime perjantaina myös taloyhtiöissä. Asetus koskee lähtökohtaisesti kaikkea henkilötietojen käsittelyä eli myös taloyhtiöitä silloin kun ne käsittelevät esimerkiksi asukkaiden ja osakkaiden tietoja. Taloyhtiöissä hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että henkilötietojen käsittely on asianmukaista ja noudattaa säädöksiä.

Henkilörekisterit taloyhtiöissä

Taloyhtiöt ja isännöintiyritykset käsittelevät henkilötietoja päivittäin ja rutiininomaisesti. Mm lakisääteinen osakeluettelo sekä erilaiset asukasluettelot ja -järjestelmät ovat asetuksen piiriin kuuluvia henkilörekistereitä. On huomattava, että henkilörekisteri voi olla myös paperinen järjestelmä, jossa on tietoja asukkaista tai osakkaista. Kyseessä ei siis välttämättä ole sähköinen rekisteri.

Tyypillisesti taloyhtiössä käsitellään henkilötietoina osakkaiden ja asukkaiden nimiä, syntymäaikoja tai henkilötunnuksia sekä yhteystietoja.

Taloyhtiöissä on tarpeen harkita, mitä henkilötietoja se tarvitsee toimintaansa varten. Mitään ylimääräistä ja tarpeetonta ei tule kerätä.  Osakeluettelo ja rekisteri tehdyistä korjaustöistä ovat lakisääteisiä rekistereitä, joiden ylläpito siis perustuu lain vaatimuksiin. Lisäksi taloyhtiö voi pitää rekisteriä asukkaista järjestääkseen näille tarpeellisia asumispalveluita. Myös tallentavan kameravalvonnan tai sähköisen kulunvalvonnan tallenteet muodostavat henkilörekisterin.

Sen sijaan rappukäytävän nimitaulun ei tulkita muodostavan henkilörekisteriä.

Muista tietosuojaseloste ja sopimukset

Taloyhtiön tulee laatia henkilörekistereistään ns tietosuojaseloste, joka on hyvä pitää osakkaiden ja asukkaiden nähtävillä esimerkiksi ilmoitustaululla ja/tai taloyhtiön kotisivuilla.  Tietosuojaselosteesta löytyy valmiita malleja joita taloyhtiö voi hyödyntää. On myös hyvä muistaa, että rekisteröidyn tulee saada halutessaan tietää, mitä tietoja hänestä on rekisteröity.

Taloyhtiön on viimeistään nyt hyvä päivittää kaikki sopimukset joihin liittyy henkilötietojen käsittelyä. Tällaisia ovat esimerkiksi isännöinti- ja huoltosopimukset. Sopimusten liitteeksi voidaan laatia asiakirja, jossa sovitaan tietosuoja-asioista ja erityisesti henkilötietojen käsittelystä.

Kommentoi