Kerrostalokyttääjän muistiinpanot

BLOGIT | Kerrostalokyttääjän muistiinpanot

Tietosuoja-asetus tulee myös taloyhtiöihin

Euroopan Unionin tietosuoja-asetusta aletaan toukokuussa soveltaa myös taloyhtiöissä. Asetusta sovelletaan kaikkeen henkilötietojen keräämiseen, tallentamiseen ja käyttöön. Henkilötiedoilla tarkoitetaan esimerkiksi nimeä, osoitetta tai puhelinnumeroa eli tietoja, joita taloyhtiöissä ja isännöintiyrityksissä käsitellään päivittäin.

Tietosuoja-asetuksella pyritään lisäämään henkilötietojen käsittelyn avoimuutta sekä antamaan rekisteröidyille aiempaa parempi oikeus valvoa tietojensa käsittelyä. Sääntelyä ajantasaistetaan siten, että teknologinen kehitys ja digitalisaation mahdollisuudet voidaan ottaa huomioon.

Asioiden dokumentointi korostuu

Taloyhtiöissä – käytännössä isännöinnissä – pidetään yllä osakeluetteloa sekä mahdollisesti myös asukasluetteloa. Lisäksi taloyhtiöissä voi olla esimerkiksi valvontakameroita, joihin liittyy rekisteriseloste. Uudet säännökset tuovat vähintäänkin päivityksiä näiden tietojen käsittelyohjeisiin. Tietosuoja- ja rekisteriselosteet samoin kuin sopimukset tietojärjestelmistä on syytä päivittää.

Käytännössä taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että tietojen käsittely on tietosuoja-asetuksen mukaista. Rekisterien ylläpitäjän tulee pystyä ajantasaisesti osoittamaan kuka ja missä tarkoituksessa käsittelee henkilötietoja.  Asioiden dokumentointi siis korostuu. Sen lisäksi, että säännöksiä noudatetaan, tulee dokumentoinnilla osoittaa kuinka niitä noudatetaan. Tarpeettomia tietoja ei tule kerätä eikä tallentaa, vaan henkilötietojen käsittelylle on aina oltava peruste.

Rekisterien ylläpitäjän on huolehdittavat tietoturvasta sekä varauduttava ennalta erilaisiin ongelmatilanteisiin.  Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit on hyvä arvioida ja tehdä tarvittavat toimenpiteet riskien minimoimiseksi. Mikäli henkilötietoja katoavaa, on asiasta ilmoitettava viranomaisille.

Taloyhtiöissä on hyvä varautua myös siihen, että rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista tiedoista. Tiedot pitää toimittaa maksutta ja määräajassa. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti myös oikeus oikaista tai poistaa rekisterissä olevia tietoja.

Nyt on vielä aikaa hoitaa tietosuoja-asiat kuntoon ennen asetuksen voimaan tuloa toukokuussa. Tosin viivytellä ei enää kannata – toukokuu on jo lähes ovella.

Kommentoi